Distributori automatici senza porta di comunicazione – Censimento dal 1° settembre 2017 e obblighi dal 1° gennaio 2018

Cosa si intende per distributori automatici?

I distributori automatici che dal 1° gennaio 2018 dovranno memorizzare elettronicamente i dati dei corrispettivi giornalieri e trasmetterli telematicamente all’Agenzia delle Entrate sono apparecchi automatizzati che erogano prodotti e servizi previo pagamento di un corrispettivo, costituiti almeno dalle seguenti componenti hardware tra loro collegate:

  • Un “sistema di pagamento”, inteso come un sistema elettronico funzionale a riconoscere la validità di un credito da utilizzare per il pagamento del bene o del servizio da erogare;
  • Un “sistema master” costituito da una o più schede elettroniche dotate di processore con memoria, capace di memorizzare e processare dati per erogare il bene/sevizio selezionato dall’utente;
  • Un “erogatore” di beni/servizi, composto da un insieme di meccanismi che consentono l’erogazione dei prodotti/servizi.

Possono rientrare tra i distributori automatici prima definiti anche quelli che erogano indirettamente prodotti o servizi agli utenti finali (ad esempio: distributore che, previo pagamento, eroga gettoni o schede elettroniche da inserire in altre macchine per usufruire di un prodotto servizio).

La differenza tra i distributori automatici appena descritti e i distributori che dal 1° aprile 2017 sono già stati coinvolti nell’invio dei corrispettivi automatici all’Agenzia delle Entrate sta nel fatto che i primi non dispongono della “porta di comunicazione” attiva (o attivabile), che consenta il trasferimento digitale dei dati ad un dispositivo atto a trasmettere i dati stessi al sistema dell’Agenzia delle Entrate.

Sono in ogni caso esclusi dagli obblighi di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi:

  • I distributori meccanici privi di allacciamento elettrico e di scheda elettronica;
  • Gli apparecchi che non erogano beni o servizi ma rilasciano attestazione di servizi resi in altro modo/tempo (es: pedaggi autostradali);
  • Le biglietterie automatiche per il trasporto o simili (trasporti aerei, di treni, di pullman, bus, metro, skipass);
  • Le biglietterie per la sosta regolamentata (esempio: strisce blu);
  • I distributori automatici tramite cui vengono effettuate operazioni ricadenti del regime Iva monofase dell’art.74 DPR 633/72 (cessioni di tabacchi e beni commercializzati esclusivamente dai Monopoli di Stato, ricariche telefoniche, lotterie istantanee).

Torri di ricarica

La “torre di ricarica” è un apparecchio tramite cui, previo pagamento di una determinata somma, è possibile generare un credito utilizzabile mediante una chiavetta o un altro apparecchio mobile per l’erogazione di beni/servizi da distributori automatici.

Pur non effettuando direttamente la cessione di beni o la prestazione di servizi le torri di ricarica devono essere sottoposte alla stessa disciplina prevista per le vending machine (censimento, memorizzazione elettronica, trasmissione telematica…).

Accreditamento e certificazione dei gestori e dei produttori dei software

I gestori delle vending machine e i produttori dei software dei Dispostivi mobili devono accreditarsi mediante un’apposita procedura on line disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Censimento

I soggetti passivi Iva che utilizzano i distributori automatici prima descritti devono comunicare all’Agenzia delle Entrate:

– la matricola identificativa dei “Sistemi master”;

– l’informazione che il distributore non è dotato di una porta di comunicazione;

-altre informazioni dettagliate indicate nelle Specifiche tecniche (Dati del gestore; Latitudine, Longitudine, tipo di distribuzione…).

Tramite queste informazioni viene effettuato il censimento dei distributori automatici a livello territoriale.

La comunicazione dei dati deve essere fatta entro la data di messa in funzione del distributore automatico.

In fase di prima applicazione il censimento deve essere fatto a partire dal 1°settembre 2017.

Il processo di censimento si conclude con la produzione di un QRCODE che deve essere apposto in modo visibile e protetto sul distributore automatico.

Il QRCODE contiene l’indirizzamento ad una pagina web gestita dall’Agenzia delle Entrate sulla quale potranno essere verificati i dati del distributore automatico e i dati del gestore dello stesso.

Se un utente rileva l’assenza del QRCODE sul distributore automatico o non riscontra l’indirizzamento all’apposita pagina web dell’Agenzia delle Entrate può segnalare l’irregolarità mediante un apposito numero telefonico o indirizzo mail pubblicati sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Al momento del censimento lo stato dei Sistemi master è “attivato” e diventa automaticamente “in servizio” in occasione della prima trasmissione dati.

Aggiornamento

I soggetti che utilizzano i distributori automatici devono garantire il costante e tempestivo aggiornamento degli stati dei Sistemi master e dei Dispositivi mobili a seguito di cessione, sostituzione, furto, guasto, distruzione o smaltimento degli stessi.

Memorizzazione elettronica dei dati dei corrispettivi giornalieri e trasmissione all’Agenzia delle Entrate

Entro il 31 dicembre 2022 i distributori automatici dovranno essere adattati o sostituiti in modo da essere idonei ad effettuare la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi.

Fino a tale data potranno essere utilizzati i distributori esistenti, che dovranno essere messi in grado di effettuare la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi.

Memorizzazione elettronica

L’obbligo di memorizzazione elettronica dei dati dei corrispettivi può essere assolto attraverso il processo di conservazione elettronica (DM 17/6/2014).

I gestori delle vending machine devono conservare i dati dei corrispettivi giornalieri definiti nel tracciato per la trasmissione telematica. Devono inoltre conservare elettronicamente tutti gli elementi informativi collegati alle singole rilevazioni giornaliere (es: report di conciliazione tra i dati rilevati dal Sistema master e quelli contabilizzati, prospetto di chiusura della cassa, la riconciliazione tra le rilevazioni pervenute e i corrispettivi annotati…).

Devono essere conservati i rapporti di conteggio del denaro contante prelevato dalle relative periferiche di pagamento al momento della rilevazione degli incassi.

Trasmissione dati

Dato che il distributore automatico non è dotato di una porta di comunicazione l’acquisizione dei dati deve avvenire manualmente. I dati devono essere “prelevati” dal distributore automatico e memorizzati sul Dispositivo mobile. La responsabilità della rilevazione manuale degli incassi è in capo al gestore o al dipendente (o incaricato) del gestore stesso.

I dati riportati sul Dispositivo mobile sono trasformati dal Dispositivo in un file in formato XML. Il file viene sigillato con apposito certificato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, tramite un software installato sul Dispositivo mobile.

Per consentire la trasmissione telematica dei dati e l’apposizione del sigillo sul file trasmesso il dispositivo mobile deve essere munito di un “certificato dispositivo”, inserito nel software del Dispositivo dal produttore del software stesso.

I dati sono trasmessi telematicamente utilizzando un apposito servizio web esso a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

La trasmissione dei dati deve avvenire al momento della rilevazione dei dati di vendita del distributore automatico, in prossimità dello stesso e utilizzando un Dispositivo mobile censito dal sistema dell’Agenzia delle Entrate.

La trasmissione dei corrispettivi deve ricadere nella fascia oraria 00:00-22:00. Se la rilevazione dei corrispettivi avviene in una fascia oraria diversa il Dispositivo mobile predispone il file XML, lo firma per garantirne l’integrità e l’autenticità e pianifica l’invio dei dati a partire dalle ore 00:01.

Se il gestore (o un suo incaricato) non rilevano i dati dei corrispettivi per un periodo superiore a 60 giorni (ad esempio a causa della stagionalità dell’attività dell’esercizio in cui è collocata la vending machine) tramite il Dispositivo mobile deve essere inviata l’informazione relativa al periodo di interruzione.

La trasmissione dei dati si considera effettuata nel momento in cui da parte dell’Agenzia delle Entrate è completata la ricezione del file contenente le informazioni.

Al momento della ricezione del file l’Agenzia delle Entrate rende disponibile per via telematica una ricevuta. La ricevuta può anche attestare lo scarto della ricezione del file e i motivi dello scarto.

In caso di scarto il file può essere ritrasmesso entro i 5 giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.

Soggetti che hanno optato per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi

I soggetti che hanno optato per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi (art.2, c.1 D.Lgs 127/2015) possono adempiere all’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi delle vending machine utilizzando il Registratore telematico con cui trasmettono i dati dei corrispettivi giornalieri.

La possibilità è però concessa unicamente in riferimento ai distributori automatici presenti nella unità locale dell’attività commerciale dove è ubicato il registratore telematico.

Distributori automatici gestiti da Comuni

La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi dei distributori automatici gestiti dai Comuni avviene secondo le modalità e i termini definiti nella Convenzione di cooperazione informatica sottoscritta con l’Agenzia delle Entrate.